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Was ist Dropbox und was kann es?
Dropbox wurde 2007 von zwei Studenten in der Nähe von San Francisco gegründet. Dropbox ist heute der beliebteste Cloud-Speicheranbieter und in vielen Online-Office-Suiten enthalten. Das Angebot von Dropbox entwickelt sich jedoch ständig weiter. Von der ursprünglichen Idee einer Datei-Hosting-Plattform hat sich Dropbox zu einer kollaborativen Plattform entwickelt. Es ermöglicht sowohl Einzelpersonen als auch Teams, verschiedene Inhalte an einem Ort zu sammeln, wodurch sie die Arbeit effektiv organisieren und erledigen können.
Dropbox bietet nicht nur sicheren Speicherplatz und eine einfache Verwaltung von Zugriffsrechten. Von dort aus sind die Daten jederzeit von Rechnern mit unterschiedlichen Betriebssystemen, Tablets und Smartphones abrufbar. Die automatische Synchronisierung mit lokal auf Ihrem Computer gespeicherten Daten speichert auch Änderungen in der Dropbox-Cloud. Dadurch sind Teams immer auf dem neusten Stand.
Die automatische Synchronisierung funktioniert auch mit Inhalten aus Tools wie Slack, Zoom, HelloSign und anderen Dropbox-Integrationen, und Paper bietet Teams einen gemeinsamen Arbeitsbereich, der sowohl eine koordinierte als auch eine kreative Zusammenarbeit ermöglicht.
Die Verwaltungsfunktionen von Dropbox sind auch intelligente Tools zur Vereinfachung des Teammanagements, zur Aufrechterhaltung der Sicherheit und Datenkonformität und zum Gewinnen von Einblick in Teamaktivitäten. Verwalten Sie beispielsweise ganz einfach das Engagement und die Kündigung von Mitarbeitern und verfolgen Sie mit dem Dashboard, wie Mitarbeiter Dropbox verwenden. Externe Freigabeberichte bieten auch einen Überblick darüber, wer Dateien außerhalb des Unternehmens freigibt und welche Arten von Dateien freigegeben werden.
Dropbox Enterprise-Sicherheit
Daten müssen nicht nur sicher und richtlinienkonform gespeichert und bereitgestellt werden, ein effektives Datenmanagement beinhaltet auch die Verwaltung von Zugriffsrechten. Dies bietet Dropbox für den geschäftlichen Einsatz mit seinen Enterprise-Sicherheitslösungen. Das auf die Unternehmensanforderungen ausgelegte Sicherheitsmanagement sorgt dafür, dass Teams Dropbox sicher nutzen können und die Verschlüsselung sowohl auf dem Server als auch bei der Übertragung gewährleistet ist. Auf diese Weise können sensible Daten vor Brute-Force-Angriffen, Ransomware, Malware und Datenschutzverletzungen geschützt werden.
Die Datenvorschau in Dropbox zeigt auch, mit wem das Dokument geteilt wird.
© Dropbox
Dropbox Enterprise Mobility Management bietet Unternehmen zudem eine sichere Plattform, die Daten und Informationen auf allen persönlichen Geräten von Mitarbeitern oder Teammitgliedern schützt.
Dropbox hilft Ihnen auch dabei, auf unerwartete Ereignisse vorbereitet und geschützt zu sein. Präventive Warnungen und Benachrichtigungen identifizieren potenzielle Datenlecks und tragen zum Schutz vertraulicher personenbezogener Daten bei.
Dropbox als Anwendung und Datenspeicher für Privatanwender
Dropbox bietet Anwendungen für alle gängigen Plattformen wie Windows, MacOS, iOS und Android.
Sobald Sie sich bei Dropbox angemeldet haben, ist die Benutzeroberfläche intuitiv zu bedienen. Sie können in zwei Richtungen synchronisieren. Eine Archivierung ist nicht möglich. Beim Hochladen von Dateien kann fast alles eingerichtet werden, zum Beispiel: Nur WLAN, automatische Benennung, Hintergrund-Upload oder automatischer Foto- und Dokumenten-Upload. Nur die Standortfreigabe sollte aktiviert sein. Keine Fotovorschauoption. Für Unternehmensteams gibt es viele Optionen, um Daten mit Kollegen zu teilen, zum Beispiel: Download-Sperre, Download-Zeitlimit und Passwortschutz. Speicherverwaltung mit selektiver Synchronisation, umfangreiche Vergabe von Schreib- und Leserechten und Online-Office-Funktionen zur gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten sind einfach zu bedienen.
Es gibt keine Kündigungsfristen. Es fällt sofort auf das Hauptpaket zurück. Alle Daten oberhalb des reservierten Speicherplatzes werden nicht mehr synchronisiert. Gelöschte Dateien verbleiben 30 Tage im Papierkorb, bevor sie endgültig gelöscht werden.
Dropbox-Gebührenmodelle für Unternehmen
Neben dem kostenlosen Basiszugang bietet Dropbox fünf verschiedene Modelle an, die für den geschäftlichen Einsatz geeignet sind.
Lösungen für Einzelanwender
Die beiden Lösungen für Einzelanwender (Zielgruppe Selbstständige und EPU), „Professional“ und „Professional + eSign“ kosten 16,58 € bzw. 25,99 € pro Monat und bieten jeweils 3 TB Speicherplatz. Grundsätzlich unterscheiden sich die Angebote nur darin, dass das Modell „Professionell + elektronische Signatur“ 5 individuelle Vorlagen für die elektronische Signatur beinhaltet und die erweiterten Standards für Signatur und Datenschutz gewährleistet sind.
Teamlösungen
Dropbox bietet drei Modelle für Teams an: „Standard“ (12 €/Nutzer/Monat), „Standard + DocSend“ (45 €/Nutzer/Monat) und „Advanced“ (18 €/Nutzer/Monat). Die ersten beiden Optionen beinhalten 5 TB Speicherplatz und die dritte Option ist unbegrenzter Speicherplatz („So viel Speicherplatz wie Sie brauchen“).
Gegen eine hohe Gebühr für die Option „Standard + DocSend“ bietet Dropbox eine Dokumentenanalyse in Echtzeit – Informationen darüber, wann und von wem geteilte Links geöffnet werden. Es ist auch möglich, mehrere persönliche Dokumente mit einem einzigen Link zu teilen. Der Zugriff auf freigegebene Dokumente kann mit einer 2-Faktor-Authentifizierung (PIN-Code und E-Mail-Bestätigung) geschützt werden, und für zusätzliche Sicherheit kann der Zugriff auf Daten auf einzelne Benutzer oder Domänen beschränkt werden.
Mit Dropbox Enterprise bietet das Unternehmen zudem maßgeschneiderte, individuelle Lösungen mit entsprechender IT-Unterstützung, die dabei helfen, Teams jeder Größe zu managen. Für diese Lösungen müssen sich Unternehmen per Telefon oder Kontaktformular an Dropbox Business-Vertriebsmitarbeiter wenden.
Dropbox verspricht, die strengsten Compliance-Standards zu erfüllen und kombiniert die höchsten anerkannten Standards mit Compliance-Risikobewertungsmaßnahmen. Dazu gehören ISO 27001, SOC 1, 2 und 3, DSGVO, der CSA-Verhaltenskodex und HIPAA / HITECH. Dropbox weist darauf hin, dass die Einhaltung der DSGVO für alle seine Dienste oberste Priorität hat.
Fazit: Dropbox – mehr als nur Datenspeicher
Dropbox hat viele Vorteile: Top-Ausstattung, viele Zusatzfunktionen und viel Speicherplatz, der reserviert werden kann. Die Sicherheit ist mit verschiedenen Verschlüsselungsoptionen hoch und Geschäftskunden wird die vollständige Einhaltung der DSGVO garantiert.
Das Datenmanagement ist eines der besten auf dem Markt. Auch in der kostenlosen Basisversion gibt es viele Sharing-Möglichkeiten, eigene Anwendungen und eine gute Speicherverwaltung. Für Unternehmen und den geschäftlichen Einsatz bietet Dropbox viele Sonderangebote bis hin zu individuellen Lösungen für große Unternehmen mit höchsten Sicherheitsanforderungen.
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